仕事柄、同時進行でいくつもの業務を進めており特に最近は目の回るような業務をこなしております。TODOリストで管理しないと抜け漏れが発生しますのでルーチン業務についてはいけiPhoneのTODOリストアプリ「Awesome Note２」を利用しております。
パッと思いついたことはとりあえずここに追記します。ルーチン業務については締め切りを繰り返し設定して忘れないようにしてます。ただし、このリストだと優先順位がわかりにくく、ついつい時系列で作業をしがちになってしまいます。
先日読んだDaigo氏の「自分を操る超集中力」で優先順位をしっかり決め、時間を区切って仕事をすべしということが書いてありました。
2016.08.01
書評 自分を操る超集中力
この記事の中から引用
「PRの父」と呼ばれた経営コンサルタントのアイビーリーが鉄鋼会社社長のチャールズ・シュワブに伝えたのがこのアイビーリーメソッド。
１.紙に「明日やるべきこと」を６つメモする
２.その６項目を重要だと思われる順に１，２，３，４，５，６と番号を振る
３.翌日、このメモの順番に従って仕事を進める
４.もし全部できなかったら悔やむことなく忘れる
５.その後、明日のための６つの項目を新しくメモする
６.１〜５を丁寧に繰り返す
これを番号順に始めます。絶対に守るべきポイントが１つあります。それは１番が終わるまで１番のことしかしないこと。２番は見ない。心の中から追い出す。全部できなったと悔やむことはなく、また明日に向けたリスト作成を始めましょう。
やることリストをパッと一目で一覧できるように可視化するには、やはりアナログな付箋が一番。ただしやることが多すぎてある程度のスペースが必要で、その日の仕事が終わったら机の上から片付けるようにしたかったのでどうすればいいか色々考えました。
編み出したのが「大きなプラスチックの板に付箋を貼って管理する」というスタイル。プラスチック板、付箋ともに100均で売っています。100均では普段あまり買わないようにしています。消耗品はやはり安くコストパフォーマンスが高いし今回は品質にこだわりはありませんので100均で揃えました。
iPhoneのTODOリストからルーチン業務以外の重要な仕事を抜き出し付箋に書き上げ、貼っていきます。比較的時間に余裕があるものに関しては下の方へ、優先順位が高いものは左上へセットします。
締め切りのある業務に関しては日付も入れます。これで締め切りを遅れることはまず無くなります。またその日にやるべき仕事の優先順位を1〜5ぐらいまで決めて数字を書き込みます。
これらの方法により緊急ではないが重要という「7つの習慣」の第二領域の仕事も可視化することができます。第二領域の仕事はついつい先延ばししがちにになりますが優先順位を設定することで一気に進めることができます。できなかった場合は一度優先順位を落としてまた後日取り掛かるようにしています。
仕事で結果を出すには「緊急かつ重要な仕事」をするのではなく「緊急ではないが重要仕事」を腰を据えて取り組むことが何より大切。ついつい業務が繁忙になると第二領域の仕事が疎かになり、直近の業務に追われ結果が出ないというパターンに陥りがち。これを改善するためにはこの付箋とプラ板は絶大な効果を発揮します。
このボードにある優先順位が高い仕事を把握し、1日の仕事に取り掛かる前にその日の仕事の予定を15分おきに書くとさらに効果的。この作業は株式会社ライフワークバランスの小室淑恵さんに教えていただきました。本来は朝メールとしてデジタルで管理した方がいいのですが、メールでの管理は上手くいかず現在は紙を印刷し、手書きで書いています。
残念ながらぴったり予定表通り仕事が進むことはほとんどなく、後ろ倒しになりがちですがそれでも残業は大幅に減りました。残業が減らない、仕事の効率が上がらない、やることだらけで混乱していると嘆いているあなた、一度これらの一連の方法を試してみてはいかがでしょうか。
ほな！
