仕事でプレゼン資料を作ることがある方にぜひ知っていただきたい４つのルールがあります。
これらのルールを知っているか知らないかで、これから作成するプレゼン資料の見栄え、作成速度、そして「見てもらえるかどうか」が大きく違ってきます。
センスなどは一切不要、４つのルールさえ知っていれば誰にでも簡単に「相手に伝わる」プレゼン資料を作ることができます。
今回のノウハウはGoogleに勤めておられるプレゼンの第一人者の方に教えていただきました。
文字数を減らす
できる限り文字数を減らしましょう。特に見出しは大きく。
端的に内容を示しましょう。
また、タイトルと下に書いてある内容が被らないようにしましょう。
24Pt 以下は使わないようにすることが肝心。
フォントはメイリオを使う
明朝は細かい文字のときに使う書体なので、プレゼン資料には不向き。
一方、ゴシックは見やすいけど野暮ったい。
メイリオは見やすくオシャレなフォント。
これから作成するプレゼン資料はメイリオ一択で決まり。
もう迷う必要はありません。
これを知っているだけで、作業効率が圧倒的にあがります。
色を3色以下にする
資料内の色は3色までにしまょう。
グレーは一番使い勝手がよく最強のカラー。
どんな場面、どんな色とも相性がよく、基本的はグレーだけで十分。
色は視線コントロールするために使いましょう。
青は安全、黄色は注意、赤は危険という社会的ルールがあるので、それを利用しましょう。
また挿入する写真はモノクロにするとオシャレな感じになります。
プレゼン資料は色が少ないほど見栄えががよくなるとともに、工数が減るため、圧倒的に作業時間を短縮でます。
オブジェクトを徹底的に揃える
余白をとり、揃えて、グループ化し強弱をつけると読みやすくなります。
行間は1.15行の設定にするととても読みやすくなります。
なお、会社や組織において、グループで取り組むプレゼン資料の作成にオススメなのがGoogleが提供しているGsuiteに実装されている「スライド」というアプリ。
一番のメリットは同時に複数の人数で共有してその場で書き換えが可能なこと。
打ち合わせしながら、その場で資料を同時に書き換えながら作り上げることができます。
パワーポイントでは同時書き換えは不可能なので、メールに添付してやりとりしなければならず、作業効率が著しく落ちます。
一度、このスライドの便利さを知ってしまうともう、パワポには戻れません。
Gsuiteのアプリはこれ以外にエクセル互換の「スプレッドシート」、ワード互換の「ドキュメント」などがあります。
いずれも同時共有が可能なので、誰かが開けているから書き換えができないということはありません。
また、常にリアルタイムで保存されるため保存ボタンを押す必要がありません。
エクセルやワードで作業をしている途中でＰＣが固まり、時間をかけて作った資料が水の泡となった経験はどなたにもあるはず。
そういったことはGsuiteのアプリを使えば一切なくなります。
また、マルチデバイス対応なので、ＰＣはもちろん、iPhoneなどのスマホやiPadなどのタブレットでも作業ができます。
パソコンである程度資料を作成しておき、出先ではiPadでプレゼンしてその場で修正するといったことが可能になります。
今の時代、何か企画を上司やメンバーに伝える際に、パワポなどのプレゼン資料は必須。
これらをいかに早く見栄えよく作成するかが、労働時間を短縮する大きな要素になります。
今回、紹介した４つのルールは作業時間を圧倒的に短縮できるとともに、見栄えがよくなり、「相手に伝わる」プレゼン資料を作ることができます。
ぜひ、４つのルールを実践するとともにGsuiteのスライドアプリを使ってみてください。便利さに驚くはず。
ほな！おおきに！
